Diagnóstico interno é essencial para reduzir perdas e preparar escritórios contábeis para 2026

Com a aproximação do fechamento do ano, escritórios contábeis de todo o país enfrentam o desafio de organizar entregas fiscais e projetar resultados para 2026. No entanto, estudos mostram que a ineficiência operacional ainda é o principal obstáculo à produtividade no setor de serviços.

Dados da consultoria Gallup indicam que falhas de processo e comunicação comprometem o desempenho de equipes em diferentes segmentos. No caso da contabilidade, o impacto é mais evidente: retrabalho, acúmulo de tarefas manuais e erros de comunicação podem reduzir em até 38% a capacidade produtiva das equipes, segundo levantamento da Productivity Institute e da Economist Intelligence Unit.

Análise de eficiência deve anteceder a virada do ano fiscal

Para o especialista em gestão de processos e fundador da Potencialize Resultados, Hygor Lima, o último trimestre é o momento ideal para revisar a estrutura operacional dos escritórios.

“Muitos escritórios entram no fechamento do ano preocupados apenas com prazos fiscais, mas esquecem de revisar os próprios indicadores internos. O diagnóstico é o que revela onde se perde tempo, dinheiro e energia”, afirma o consultor.

O relatório Global Workforce Productivity 2024 mostra que o Brasil está entre os países com maior desperdício de horas produtivas em atividades administrativas. Aproximadamente 27% do tempo de trabalho é gasto com tarefas repetitivas e retrabalho, grande parte causada pela falta de padronização de processos.

Impacto financeiro e desafios para 2026

O efeito da ineficiência reflete diretamente nos custos. Estudo da McKinsey & Company aponta que empresas que não automatizam processos de conferência e controle de dados gastam até 35% mais em custos operacionais do que as que utilizam sistemas integrados de gestão.

Essa diferença tende a aumentar com a entrada em vigor de novas diretrizes de compliance e atualização tecnológica exigidas pela Receita Federal em 2026, o que demandará maior controle interno e adoção de sistemas automatizados.

Diagnóstico deve envolver todo o ecossistema do escritório

Hygor Lima reforça que o diagnóstico interno deve ir além da análise individual de desempenho.

“É preciso mapear tarefas manuais, identificar gargalos entre setores e compreender o tempo gasto em correções. A partir daí, o escritório consegue priorizar o que precisa ser ajustado e preparar um plano de ação concreto”, explica.

O especialista também destaca que a ausência de métricas de desempenho é um dos fatores que mais limitam o crescimento sustentável das empresas contábeis.

“Não se trata de cobrar mais da equipe, mas de entender se a estrutura do escritório está adequada para as entregas que faz. Quem não mede, não melhora. E quem não melhora, perde competitividade em 2026”, complementa.

Recomendações práticas para gestores contábeis

Para se preparar para o novo ciclo fiscal, Hygor recomenda uma série de medidas de gestão e controle interno que podem ser implementadas nos próximos meses:

• Auditorias internas periódicas: revisar fluxos de trabalho, identificar retrabalho e gargalos entre setores.
• Revisões semanais de processos: reuniões curtas para identificar pendências e pontos de melhoria.
• Indicadores de eficiência: medir tempo médio de fechamento de tarefas e índice de retrabalho por colaborador.
• Padronização de rotinas: implantar checklists e fluxos visuais para reduzir falhas de comunicação.
• Automação de tarefas repetitivas: adotar softwares de controle fiscal, folha e conciliação para liberar tempo estratégico.

Segundo o consultor, esses indicadores “contam uma história” sobre o desempenho do escritório.

“A partir deles, é possível prever gargalos e evitar prejuízos antes que o novo ciclo comece”, conclui.

Preparação antecipada é diferencial competitivo

Com a Reforma Tributária e as novas exigências tecnológicas da Receita Federal entrando em vigor a partir de 2026, a capacidade de gestão interna torna-se diferencial competitivo para os escritórios contábeis. 

O diagnóstico operacional surge como ferramenta estratégica para garantir previsibilidade, eficiência e sustentabilidade financeira no novo cenário contábil.